מדיניות פרטיות

1. על מדיניות זו

מדיניות פרטיות זו מסבירה איך Formao (להלן גם: "אנחנו") מטפלת במידע אישי כשאתם משתמשים בשירות: האתר formao.ai, אפליקציית הווב בכתובת app.formao.ai, אפליקציות Formao ל-iOS ול-Android, אפליקציות Formao למחשב (Mac ו-Windows), וממשקי ה-API וה-MCP שלנו לחיבור מערכות (יחד: "השירות").

המדיניות חלה על מי שמבקר באתר; על מי שמשתמש ב-Formao — בעלי חשבון וחברי ארגונים; ועל אנשים שארגונים מנהלים את המידע שלהם בשירות, כמו הלקוחות, אנשי הקשר, החותמים ונמעני הניוזלטרים של אותם ארגונים.

השירות מיועד לעסקים. במדיניות זו, "ארגון" הוא סביבת העבודה של עסק ב-Formao, יחד עם חבריה. השימוש בשירות כפוף גם לתנאי השימוש שלנו.

2. מי אחראי למידע

לגבי מידע על החשבון, מידע טכני ומידע אבטחה, ומידע שנאסף דרך האתר — Formao היא בעלת השליטה במידע: אנחנו קובעים למה ואיך משתמשים בו, ואנחנו אחראים לו לפי מדיניות זו.

ארגונים מכניסים לשירות תוכן משלהם — מסמכים, קבצים, לקוחות ואנשי קשר, בקשות חתימה, ניוזלטרים ועוד ("תוכן הלקוח"). לגבי תוכן הלקוח, כולל מידע על הלקוחות, אנשי הקשר, החותמים ונמעני הניוזלטרים של הארגון, הארגון הוא בעל השליטה במידע. Formao מעבדת את התוכן הזה מטעם הארגון, כנותנת שירות, ורק כדי לספק את השירות.

אם קיבלתם מסמך, בקשת חתימה או ניוזלטר מארגון שמשתמש ב-Formao, או שארגון כזה שומר את הפרטים שלכם כלקוח או כאיש קשר — פנו בבקשות לגבי המידע שלכם לאותו ארגון. אם תפנו אלינו, נפנה אתכם לארגון ונסייע לו לטפל בבקשה.

3. המידע שאנחנו אוספים

3.1 מידע על החשבון

• פרטי ההרשמה: שם, כתובת אימייל, סיסמה ושם הארגון. את הסיסמה אנחנו שומרים רק כגיבוב (hash) בשיטת argon2id — ולא את הסיסמה עצמה.
• פרופיל והגדרות: תואר התפקיד שלכם (לא חובה), שפת הממשק, הגדרות האימות הדו-שלבי אם הפעלתם אותו (באמצעות אפליקציית אימות), וזהויות Google או Apple שחיברתם לחשבון.
• פעילות התחברות: מועדי ההתחברות שלכם.
• חברות בארגונים: הארגונים שאתם חברים בהם והתפקיד שלכם בכל אחד מהם — בעלים, מנהל, עורך, שולח, צופה, או תפקיד עם הרשאות מותאמות.

אם בחרתם להתחבר עם Google או עם Apple (כשהאפשרות זמינה), נקבל מהספק את מזהה החשבון שלכם אצלו, את השם שלכם ואת כתובת האימייל שלכם. את הסיסמה שלכם ב-Google או ב-Apple איננו מקבלים.

3.2 תוכן שאתם מכניסים לשירות

תוכן הלקוח הוא מה שאתם והארגון שלכם יוצרים בשירות או מעלים אליו, ובכלל זה:

• מסמכים וגרסאותיהם, וקבצים שהעליתם — קובצי PDF ו-Word, תמונות ועמודים סרוקים;
• תבניות, ומותגים (לוגו וצבעים);
• לקוחות ואנשי קשר — למשל שמות, כתובות אימייל, מספרי טלפון, מספרי חברה וכתובות;
• תגובות ואזכורים, וקישורי שיתוף;
• בקשות חתימה ופרטי החותמים — שם וכתובת אימייל, תמונת החתימה, כתובת IP, פרטי המכשיר והדפדפן, חותמות זמן וקודי אימות שנשלחו באימייל;
• חתימות וחותמות שמורות;
• ניוזלטרים והנמענים שלהם, כולל מעקב אחר פתיחות והקלקות וסטטוס ההסרה מרשימת התפוצה;
• הגדרות Webhook ומפתחות API (מפתחות ה-API נשמרים כגיבוב).

אנחנו מעבדים את תוכן הלקוח מטעם הארגון, כמתואר בסעיף 2.

3.3 מידע טכני ומידע אבטחה

כשאתם משתמשים בשירות, אנחנו מעבדים את כתובת ה-IP שלכם, מידע על הדפדפן והמכשיר, רישומי בקשות (לוגים) ומזהי סשן. פעולות בשירות נרשמות ביומן ביקורת שאפשר רק להוסיף לו רשומות.

3.4 כשאתם פונים אלינו

אם תפנו אלינו — דרך טופס יצירת הקשר באתר או באימייל — נקבל את הפרטים שתמסרו, כמו שם, כתובת אימייל ותוכן הפנייה, ונשתמש בהם כדי להשיב לכם ולטפל בפנייה.

4. האפליקציות לנייד ולמחשב

אפליקציות Formao ל-iOS ול-Android ניגשות למכשיר רק במידה שנדרשת לתכונות שאתם משתמשים בהן:

• מצלמה — רק כשאתם סורקים מסמך.
• תמונות — רק התמונות שאתם בוחרים.
• קבצים — רק קבצים שאתם משתפים לאפליקציה מאפליקציה אחרת.
• התראות — אם תאשרו קבלת התראות, נשמור את אסימון ההתראות (push token) של המכשיר, יחד עם שם המכשיר והשפה שלו, כדי לשלוח לכם התראות על פעילות בחשבון. ההתראות נמסרות דרך שירות ההתראות של Expo ושירותי ההתראות של Apple ושל Google. אפשר לכבות את ההתראות בכל עת בהגדרות המכשיר.

עמודים סרוקים. תמונות סרוקות נשארות במכשיר עד שאתם יוצרים מהן מסמך. כדי ליישר עמודים סרוקים, האפליקציה עשויה לשלוח לשרת של Formao עותק מוקטן של עמוד כדי לזהות את הכיוון שלו; העותק מעובד לצורך זה בלבד ואינו נשמר. אם תבחרו לזהות את הטקסט שבעמודים הסרוקים (OCR), העמודים יעובדו באמצעות מודל AI, כמתואר בסעיף 6.

זיהוי פנים (Face ID). אפליקציית ה-iOS כוללת הצהרה על הרשאת Face ID, שמקורה בספריית אחסון מאובטח שהאפליקציה משתמשת בה. האפליקציה אינה משתמשת ב-Face ID, ולא נאסף שום מידע ביומטרי.

האפליקציה למחשב (Mac ו-Windows)

קבצים מהמחשב. כשאתם פותחים קובץ PDF מהמחשב וחותמים עליו, כל העבודה נעשית במחשב: הקובץ והחתימות לא נשלחים אלינו. החתימות שאתם שומרים באפליקציה נשמרות במחשב שלכם.

חשבון Formao. כשאתם מתחברים לחשבון, האפליקציה עובדת מול השירות כמו אפליקציית הווב, ואסימון ההתחברות נשמר במחזיק המפתחות של מערכת ההפעלה. קובץ מהמחשב עובר ל-Formao רק אם תבחרו להעלות אותו.

עדכונים. האפליקציה בודקת מדי פעם אם יש לה גרסה חדשה, מול updates.formao.ai. הבקשה כוללת את סוג מערכת ההפעלה והמעבד, וכמו כל בקשה באינטרנט — את כתובת ה-IP; לא נשלחים בה פרטים מזהים אחרים.

5. איך אנחנו משתמשים במידע

אנחנו משתמשים במידע אישי כדי:

• לספק את השירות — לפתוח ולנהל חשבונות וארגונים, לאפשר לכם להתחבר, לשמור ולהציג את התוכן שלכם, ולבצע את מה שאתם מבקשים, כמו שליחת מסמכים, איסוף חתימות, שליחת ניוזלטרים והפעלת תכונות AI;
• לשלוח הודעות שירות — בקשות חתימה, קודי אימות, התראות, הזמנות ואיפוס סיסמה;
• לשמור על אבטחת השירות — להגן על חשבונות, למנוע שימוש לרעה וגישה לא מורשית, לבדוק תקלות ולתעד פעולות;
• לתת לכם תמיכה — לענות על שאלות ובקשות;
• לעמוד בחובות לפי דין — לציית לחוק, לאכוף את תנאי השימוש וליישב מחלוקות.

אנחנו לא מוכרים מידע אישי, לא משתמשים בו לפרסום ולא משתמשים בכלי אנליטיקה של צד שלישי.

אינכם חייבים לפי חוק למסור לנו מידע אישי. עם זאת, בלי פרטים מסוימים — כמו שם וכתובת אימייל — לא נוכל לפתוח לכם חשבון ולספק לכם את השירות.

5.1 בסיס חוקי לעיבוד

כשחלות התקנות האירופיות להגנת מידע (GDPR), אנחנו מעבדים מידע אישי על אחד מהבסיסים האלה: ביצוע החוזה איתכם או עם הארגון שלכם; האינטרס הלגיטימי שלנו בהפעלת השירות ובאבטחתו; עמידה בחובות לפי דין; או הסכמתכם, כשאנחנו מבקשים אותה — למשל לקבלת התראות. אפשר לבטל הסכמה בכל עת; הביטול אינו משפיע על עיבוד שנעשה לפניו.

6. תכונות AI

Formao מציעה תכונות AI, כמו ניסוח, עריכה וסיכום של מסמכים, מילוי שדות, קריאת עמודים סרוקים (OCR), חיפוש סמנטי ו"שאלו את המסמכים".

• כשאתם משתמשים בתכונת AI, התוכן הרלוונטי נשלח לספק מודל AI — ספק שהוגדר לארגון שלכם או ספק שהוגדר על ידי Formao, דרך ממשקים תואמי OpenAI — אך ורק כדי להפיק את התוצאה שביקשתם.
• החיפוש הסמנטי פועל על בסיס אינדקס חיפוש. כשהחיפוש הסמנטי זמין בארגון שלכם, הטקסט של מסמכים חדשים ומעודכנים נשלח לספק ברקע כדי לבנות את האינדקס, ושאילתות החיפוש שלכם נשלחות אליו כשאתם מחפשים.
• אם הארגון שלכם חיבר ספק AI משלו, התוכן מעובד לפי התנאים שבין הארגון לבין אותו ספק.
• Formao אינה משתמשת בתוכן הלקוח כדי לאמן מודלים משלה.
• ארגונים יכולים להגביל את השימוש ב-AI באמצעות מדיניות — למשל סעיפים נעולים שה-AI לעולם אינו משנה, אישור לפני שליחה ותקציבים.
• תוצרי AI עלולים להיות שגויים או חלקיים. בדקו אותם לפני שאתם מסתמכים עליהם או שולחים אותם.

7. עם מי אנחנו משתפים מידע

אנחנו משתפים מידע אישי רק במידה שנדרשת כדי לספק את השירות:

• בתוך הארגון שלכם. חברי הארגון יכולים לראות את התוכן שלו בהתאם לתפקידים ולהרשאות שלהם.
• עם מי שאתם שולחים אליו. כשאתם שולחים מסמך, בקשת חתימה, קישור שיתוף או ניוזלטר, הנמענים מקבלים את התוכן שבחרתם לשלוח.
• עם נותני שירות שעוזרים לנו להפעיל את השירות ומעבדים מידע מטעמנו או מטעם הארגון:
  • ספקי אירוח שמפעילים שרתים עבור Formao;
  • Cloudflare, שדרכה עוברת תעבורת הרשת לשירות ושמספקת שירותי DNS, הפצת תוכן (CDN) ואבטחה;
  • ספקי מודלי AI, כשמשתמשים בתכונות AI (סעיף 6);
  • ספקי דואר אלקטרוני שמוסרים את הודעות השירות ואת הניוזלטרים — הספק שהארגון שלכם הגדיר (SMTP או שירות API לשליחת מיילים) או ספק שהוגדר על ידי Formao;
  • Expo, Apple ו-Google, שמוסרות התראות לאפליקציות לנייד.
• עם ספקי התחברות. אם תתחברו עם Google או עם Apple, הספק מטפל בהתחברות לפי מדיניות הפרטיות שלו.
• כשהדין מחייב זאת. אנחנו עשויים למסור מידע אם הדין או צו של רשות מוסמכת מחייבים זאת, או כשהדבר נדרש כדי לממש זכויות משפטיות או להתגונן מפני תביעות.
• בהעברת פעילות. אם Formao תהיה מעורבת במיזוג, ברכישה או במכירה של כל פעילותה או של חלק ממנה, המידע עשוי לעבור כחלק מהעסקה.

אנחנו לא מוכרים מידע אישי ולא משתפים אותו לצורכי פרסום.

8. עוגיות ואחסון מקומי

• האתר שלנו (formao.ai) אינו משתמש בעוגיות (cookies), בכלי אנליטיקה או בכלי מעקב פרסומיים. הגופנים באתר נטענים מהשרתים שלנו, כך שצפייה בעמוד אינה כרוכה בפנייה לשירות גופנים חיצוני.
• אפליקציית הווב (app.formao.ai) משתמשת בעוגיית סשן הכרחית (HttpOnly) כדי שתישארו מחוברים, ובאחסון המקומי של הדפדפן (local storage) כדי לזכור העדפות כמו שפת הממשק. כשההתחברות עם Google או עם Apple זמינה, עמוד ההתחברות משתמש ברכיב ההתחברות של הספק, שכפוף למדיניות הפרטיות שלו.

אין בשירות עוגיות פרסום, ואין בו כלי אנליטיקה של צד שלישי.

9. אבטחת מידע

אמצעי ההגנה שלנו על המידע כוללים:

• הצפנה בזמן העברה (HTTPS/TLS);
• גיבוב סיסמאות בשיטת argon2id;
• הצפנה של חתימות שמורות ושל פרטי גישה לספקים מחוברים בשיטת AES-256-GCM;
• הפרדה בין ארגונים שנאכפת במסד הנתונים עצמו (Row-Level Security);
• בקרת גישה מבוססת תפקידים;
• יומן ביקורת שאפשר רק להוסיף לו רשומות;
• אימות דו-שלבי, לבחירתכם;
• נעילת מסמכים חתומים בטביעת אצבע דיגיטלית (SHA-256) וצירוף תעודת השלמת חתימה;
• קישורי שיתוף עם אפשרות לסיסמה, לתאריך תפוגה ולביטול.

שום שיטת העברה או אחסון אינה מאובטחת לחלוטין, ולכן איננו יכולים להבטיח אבטחה מוחלטת. שמרו את הסיסמה שלכם בסוד, ומומלץ להפעיל אימות דו-שלבי.

10. כמה זמן נשמר המידע

• מידע על החשבון — כל עוד החשבון קיים.
• תוכן הלקוח — עד שהארגון מוחק אותו, או עד שהחשבון או הארגון נמחקים.
• תיעוד ביקורת וראיות חתימה — יומן הביקורת וראיות החתימה של מסמך הם חלק מהתוכן של הארגון, ונשמרים כל עוד הארגון שומר את המסמך.
• לאחר מחיקת החשבון — מחיקה באפליקציה או באתר מתבצעת מיד, ובקשת מחיקה בטופס או במייל נבצע תוך 30 יום. זאת למעט מידע שעלינו לשמור לפי דין או לצורך יישוב מחלוקות, ורישום של המחיקה עצמה. עותקים שנותרו בגיבויים נמחקים תוך 90 יום.

איך מוחקים את החשבון — באפליקציה, באתר או בבקשה אלינו — ראו מחיקת חשבון Formao.

11. העברת מידע מחוץ לישראל

נותני השירות שלנו עשויים לעבד מידע מחוץ לישראל. כשמידע מועבר אל מחוץ לישראל, אנחנו מסתמכים על אמצעי הגנה מתאימים, כנדרש לפי הדין החל.

12. הזכויות שלכם

בהתאם לדין שחל עליכם — ובכלל זה חוק הגנת הפרטיות, התשמ״א-1981, ובמקרים הרלוונטיים גם ה-GDPR — ייתכן שעומדות לכם הזכויות האלה:

• לעיין במידע האישי שאנחנו מחזיקים עליכם;
• לתקן מידע שגוי או חסר;
• לבקש שהמידע שלכם יימחק;
• להתנגד לעיבוד מסוים, או לבקש שנגביל אותו;
• לקבל את המידע בפורמט נייד — מסמכים אפשר לייצא כקובצי PDF או Word;
• לבטל בכל עת הסכמה שנתתם.

כדי לממש את הזכויות האלה, כתבו לנו לכתובת [email protected]. ייתכן שנצטרך לאמת את זהותכם לפני שנטפל בבקשה, ונשיב לכם תוך 30 יום. כדי למחוק את החשבון, פעלו לפי השלבים בעמוד מחיקת חשבון Formao.

אם המידע שלכם הוא חלק מתוכן הלקוח של ארגון — למשל כחותמים, כלקוחות או כנמעני ניוזלטר — פנו קודם לאותו ארגון (ראו סעיף 2).

אתם יכולים גם להגיש תלונה לרשות להגנת הפרטיות, ואם אתם נמצאים באיחוד האירופי או בבריטניה — גם לרשות הפיקוח על הגנת המידע במדינה שלכם.

13. קטינים

השירות הוא שירות עסקי לבני 18 ומעלה, והוא אינו מיועד לילדים. אם אתם סבורים שקטין פתח חשבון או מסר לנו מידע אישי, פנו אלינו בכתובת [email protected].

14. שינויים במדיניות

אנחנו עשויים לעדכן את המדיניות מעת לעת. כשנעשה זאת, נעדכן את התאריך "עודכן לאחרונה" שבראש העמוד, ועל שינויים מהותיים נודיע למשתמשים הרשומים.

15. יצירת קשר

לשאלות ולבקשות בנושא פרטיות — ובכל נושא אחר — כתבו לנו לכתובת [email protected] או פנו אלינו דרך טופס יצירת הקשר.